Waarom we transportdocumenten moeten digitaliseren

Het nieuwe VLAREMA stipuleert dat vanaf 1 januari 2023 alle identificatieformulieren voor het transport van afvalstoffen digitaal aangeleverd moeten worden. De bedoeling is alle gegevens centraal te kunnen opslaan om de handhaving en tracering van afvalstoffen door inspectiediensten te vergemakkelijken. Een deadline die nog pittig wordt voor heel wat recyclagebedrijven, aangezien er heel wat bijkomende processen in de bedrijfsvoering dan zullen mee moeten digitaliseren. Een fikse investering, maar toch is het sop in dit geval de kool wel waard. 

De hele wereld digitaliseert met corona als acce­lerator. Toch hinkte de transportsector nog wat achterop. Europa wil daarom een versnelling hoger schakelen. Te midden corona keurde het Europees Parlement een nieuwe verordening goed die lidstaten verplicht om vanaf 2025 ten laatste transport­gerelateerde documenten digitaal te aan­vaarden. Een belangrijke stap in de over­gang van papieren documenten naar elek­tronische informatie die de sector ook moet opleveren. Volgens de cijfers van de Europese Commissie zou dit tot 2040 resulteren in een kosten­besparing van 20 à 27 miljard euro. Besparingen waar de transport­bedrijven recht­streeks van zullen kunnen profiteren. Ook in de aan­gepaste EVOA wetgeving, de Europese Veror­dening Overbrenging Afval­stoffen, werd mel­ding gemaakt van een Euro­pees gecen­trali­seerd systeem voor digitalisering van noti­ficaties. In Vlaanderen bestaat er trouwens al een digitaal EVOA webloket voor de kennisgevingsprocedure.

Afvaltransport moet dus digitaliseren volgens Europa. Deze sector moet misschien zelfs nog meer oren hebben naar de voordelen van digi­talisering van transport­documenten dan andere sectoren, aangezien er bij het transport van afvalstromen, zeker wanneer ze de grens over gaan, nog meer administratie komt kijken (vracht­brieven, identificatieformulieren, bijkomende stuk­ken over waar het afval vandaan komt, wie ze mee­neemt en wat de bestemming is). Maar wat valt er nu allemaal te rapen voor recyclage­bedrijven die de stap zetten naar een digitale flow in plaats van papieren docu­menten? De volledige admini­stratieve romp­slomp kost onge­veer 15 miljoen vellen papier aan identificatie­formu­lieren alleen. Digi­talisering spaart dan niet alleen veel bomen op, maar levert uw chauffeur vooral veel tijdswinst en gemoedsrust op. Gedaan met alle documenten samen zoeken, uitstappen en aanmelden, voor­taan kan dat dan met een paar kliks of het scannen van QR-codes vanuit zijn cabine op een laag­drempelige, efficiënte manier. Het systeem is in deze digitale tijden uiteraard voorzien van de nodige lagen beveiliging en encryptie. 

In Vlaanderen is daarvoor het ewastra (electronic waste transport and traceability system) in voege. Ontwikkeld door Pionira en Denuo, in samenspraak met de Vlaamse en Waalse overheidsinstanties (OVAM en Wallonie environnement SPW), zodat het een oplossing is die rekening houdt met de speci­fieke spelregels waaraan afvaltransporten onderhevig zijn. Momenteel is het identificatie­formulier (en/of CMR) al digitaal en dat voor elke stap in de keten: van het aanmaken van de documenten tot de ondertekening bij levering of ontvangst. Op termijn moet dat voor alle transportdocumenten mogelijk worden met dezelfde app. De federale en gewestelijke federa­ties hebben via ewastra boven­dien, net als de transporteur en de leverancier, in real-time toegang tot alle documenten van alle transport­documenten, informatie die ze nodig hebben voor traceerbaarheid en handhaving. Volledige transparantie dus. Ewastra is goedgekeurd voor gebruik door de Vlaamse autoriteiten. In Wallonië is er een voorlopige goedkeuring en volgt er een testtraject. In Brussel is momenteel een aanvraagdossier hangende.

Op termijn zullen we dus in Europa afvaltransport alle­maal in hetzelfde gecentraliseerde systeem moeten regelen. Digitalisering is niet tegen te houden. Als het vooruitzicht van minder admini­stratieve romp­slomp en tijds- en efficiëntie­winst nog niet voldoende aantrekkelijk lijkt, dan mis­schien wel de kans om samen met de rest van de Vlaamse recyclage­bedrijven voorop te lopen. Want de Vlaamse dead­line van 1 januari 2023 zal er bijzonder snel zijn.